別途、議事録や決算報告書などの追加資料が必要になります

経営業務の管理責任者の期間を証明する書類として、通常は履歴事項全部証明などの書類が必要になりますが、重任登記を怠ってしまい、懈怠期間がある場合は、履歴事項全部証明では、期間が確認でなくなってしまいます。見る人が見れば、懈怠があったのは一目瞭然なのですが、役所側がそれでもＯＫとは言ってくれません。

懈怠があった場合の役所の判断

役員の任期ごとに重任登記をしていればそれで問題はありませんが、小さな会社などは重任登記を怠っていることも多々あります。商法では重任登記をしていないと役員としての任期は終わってしまったことになるので、懈怠の期間については履歴事項全部証明などだけでは証明が足りないという判断されてしまいます。

懈怠の期間が長く、何度も重任をしそびれている場合には、重任の登記を何度もするのではなく、一度退任の扱いにして、その後就任の登記をしてしまうというケースもあります。こうなってくると、一度退任をしているわけですから、期間の証明としては役に立たなくなってしまいます。見る人が見れば懈怠だとわかりますし、役所の審査官もわかっているのですが、あくまで登記上は退任して就任になっているので、それだけでＯＫにはできないということになるのです。

懈怠があった場合の必要書類

役員の任期に懈怠が場合は、通常必要になる履歴事項全部証明だけではなく、決算報告書や株主総会議事録、取締役会議事録などで、役員としての仕事をしていたことを証明する必要があります。

決算報告書の役員報酬欄で常勤でいたことを確認したり、議事録で役員として出席したりしていたことを証明するのです。

役員の任期を延長するという方法も

また、平成18年に新たに施行された新会社法ではこれまで２年とされていた役員の任期は最長で10年まで延長できることになりました。平成18年以降は役員の任期が何年なのか履歴事項全部証明などからだけではわからないので定款や議事録で確認を取るようになっています。

定款を変更するだけで役員の任期を変えることができるので、平成18年以降は、後付けで定款変更して役員の任期を伸ばし、重任登記をしないようにすることもあります。ただし、現状の任期は何年なのかしっかりと把握しておくことが重要です。

10年以上経ってしまえば、後付けで任期を変更するということも不可能になります。しっかりと期限管理をするようにしましょう。

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